RUANG LINGKUP ACCOUNTING DEPARTMENT
A. Seksi – seksi yang ada di Accounting Dept. dan Tugas masing – masing seksi
1. Finance Manager
a. Mengesahkan laporan keuangan ( Neraca, R/L= Rugi-Laba) untuk disetuju oleh General Manager, selanjutnya GM menyerahkan kepada Direktur
b. Menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang
c. Menyetujui permintaan barang dari Department ( Goods Request ) Dan pengeluaran barang dari Gudang ( Store Room Request )
d. Memimpin seluruh SDM Accounting sesuai struktur organisasi
e. Bertanggung jawab langsung kepada General Manager
2. Accounting Supervisor
a. Menbuat laporan keuangan ( Neraca, R/L ) untuk diashkan oleh Fin. Adm. Manager
b. Mengawasi pekerjaan Accountant dan bawahannya
c. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager
3. Night Audit
a. Miminta pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari
b. Membuat summary revenue pada malam hari
c. Menyerahkan summary berikut lampirannya ( Bills ) beserta uang pada keesokan hari kepada Accounting Back Office sesudah ditandatangani Chief Cashier
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager
4. Internal Auditor
a. Memeriksa semua data akuntansi ( sesudah transaksi ) dari hulu ke hilir
b. Bekerja sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat laporan keuangan
c. Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager
5. Cost Controller
a. Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan sebelum terjadi transaksi
b. Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk persetujuan Fin. Manager
c. Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar
d. Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager
e. Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi
f. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager
6. Purchasing Supervisor
a. Memriksa good request yang sudah disetujui untuk dicarikan barang ke supplier
b. Mengetahui semua harga – harga barang keeperluan hotel di pasar guna pembuatan Purchase Order
c. Membuat summary purchase bulana untuk dilaporkan kepada Fin. Manager
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager
7. Store Room Supervisor
a. Menjaga semua barang yang ada di gudang
b. Mengatur alur keluar masuk barang di gudang
c. Membuat summary bulanan ( Inventory ) barang untuk laporan kepada Fin. Manager
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager
8. Chief Cashier
a. Memimpin semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport & Recreation, Drugstore
b. Bekerja sama dengan Night Audit
c. Membuat summary harian dan bulanan untuk Fin. Manager
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager
9. Accountant
a. Membantu pekerjaan Accounting Supervisor
b. Memimpin pekerjaan bawahan :
City Ledger, Account Receivable, Account Payable, General Cashier, dan Book Keeper
c. Menyusun laporan keuangan dengan Acct. Supervisor
d. Bertanggung jawab langsung kepada Acct. Supervisor
10. City Ledger
a. Memeriksa semua pendapatan credit untuk pembuatan Invoice kepada customer
b. Menagih kepada customer ( pemakai jasa Hotel ) yang tidak membayar kontan atau kredit untuk diserahkan kepada General Cashier
c. Membuat daftar piutang untuk Accountant
d. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
11. Account Receivable
a. Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit
b. Membuat Summery Revenue
c. Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang kontan kepada General Cashie
d. Menyerahkan Bill credit kepada City Ledgeruntuk ditagih
e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
12. General Cashier
a. Menyimpan uang kontan, buku – buku, check dan giro bilyet untuk pembayaran
b. Mengerjakan buku – buku harian kas dan bank
c. Menyimpan bukti – bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk diserahkan kepada Book keeper
d. Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan
e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
13. Account Payable
a. Mengerjakan PLDB ( Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian )
b. Membuat summary bulanan pembelian
c. Memproses uang pengeluaran Hotel
d. Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir
e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
14. Book Keeper
a. Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir
b. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
Kesimpulan
Dari seksi seksi yang ada bila dilihat dari tugas pokoknya masing-masing dapat dikelompokan menjadi tiga bagian :
1. Bagian yang menangani atau mencatat penerimaan yaitu:
a. Night Audit
b. Internal Auditor
c. Account Receivable
d. Chief Cashier
e. General Cashier
2. Bagian yang menangani atau mencatat pengeluaran dan pengendalian biaya yaitu:
a. Cost Controller
b. Purchasing Supervisor
c. Store Room Supervisor
d. Account Payable
e. General Cashier
- Bagian yang memproses data akuntansi menjadi Laporan keuangan yaitu Book keeper
B. Pengelompokan Tugas Masing – Masing seksi
Struktur ini digunakan oleh Hotel Berbintang dengan kemungkinan penempatan SDM pada semua seksi. Dalam struktur tersebut Finance, Adm. Manager membawahi 7 orang setingkat supervisor.
Sedangkan penggolongannya terdiri dari 5 macam yaitu :
Golongan I : Finance Manager
Golongan II :Supervisor
Golongan III : Leader
Golongan IV : Senior
Golongan V : Yunior
Penempatan SDM pada semua golongan tergantung dari frekuensi kerja yang ada. Bila frekuensi rendah, digunakan seefisien mungkin dengan penempatan karyawan satu fungsi merangkap tugas beberapa seksi.
- Produk/Jasa yang ditawarkan dalam bidang perhotelan :
1. Room Acomodation
2. Food & Beverage:
3. Produk hotel yang tergolong dalam Minor Opperated Department (MOD) antara lain: telpon, laundry.
4. Produk hotel yang dikelompokkan dalam Other Income (OI) antara lain: ruangan untuk acara banquet (pertemuan), ruangan konfrensi atau siding, ruangan untuk keperluan pertokoan (souvenir), penukaran valuta asing (money changer), kolam renang, diskotik, dan produk yang berbentuk fasilitas olahraga (golf, gymnasium, billiard)
- Menurut BPS, tarif kamar dibedakan menjadi :
1. Tarif kamar per room tarif:
2. Tarif kamar per person tarif:
- Seasional Rates
- Week-End Rates
- Family Plan Rates
- Group Rates
- Commercial Rates
- Airlines Rates
- Day Rates
- Travel Agencies Rates
- Over Flow Rates
- Sistem Plan Rates
Harga kamar yang ditetapkan berdasarkan atas fasilitas yang diminta
Tamu yang membayar hanya untuk harga kamar (European Plan)
Tamu yang membayar fasilitas kamar dan makan (American Plan)
- Cara Pemasaran jasa yang ditawarkan oleh hotel :
1. Outside Selling (Luar)
2. Inside Selling (Dalam)
- Daftar Rekening (Chart of Account):
Rekening pada dasarnya dapat digolongkan menjadi:
1. Rekening riil (Riil accounts)
Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah neraca yang terdiri dari aktiva/harta, utang dan modal.
2. Rekening Nominal (Nominal accounts)
Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah laporan L/R yang terdiri dari pendapatan/penjualan dan biaya dan Harga Pokok Penjualan.
- Struktur Organisasi Departemen Akuntansi:
1. Financial Controller
2. Chief Accounting
3. Credit Manager
4. Account Receivable
5. Income Audit
6. Accounting Payable
7. General Cashier
8. Cost Control
9. Receiving
10. Store (Gudang)
11. Payroll
12. Purchasing
13. Night Audit
14. Book Keeper
- Sistem Pembayaran pada Hotel
Ada beberapa sistem pembayaran pada hotel oleh tamu, yaitu:
1. Pembayaran dengan cash money
2. Pembayaran dengan credit card
3. Pembayaran dengan traveller cheque
4. Pembayaran dengan voucher
5. Pembayaran dengan guarantee letter
6. Pembayaran dengan complimentary
PENDAPATAN
Penjualan merupakan satu aspek yang sangat penting dalam urat nadi kehidupan usaha tersebut. Eksistensi dan kesinambungan hidup organisasi usaha sangat tergantung dari kemampuannya menghasilkan arus kas dari penjualan produk yang dihasilkan.
Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar, penjualan makanan dan minuman, penjualan dari outlet-outlet lainnya.
a. Penjualan Kamar
b. Penjualan makanan dan Minuman
c. Penjualan lain-lain dan masing-masing outlet
Karakteristik penjualan pada usaha hotel yaitu:
1. Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa.
2. Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi.
3. Perusahaan harus mempunyai persediaan kapasitas (capacity stock).
PENJUALAN KAMAR
a. Jenis Pemesanan Kamar
1. Pemesanan Kamar Bergaransi (Guaranteed Reservations)
Yang termasuk pemesanan kamar bergaransi:
- Prepayment
- Advance Deposit
- Travel Agent/Airlines
- Corporate
2 Pemesanan Kamar tak Bergaransi (Non Guaranteed Reservations)
b. Media Pemesanan Kamar
a. Telepon
b. Surat
c. Telex
d. Faxsimile
e. Go show
c. Sumber-sumber Reservasi
1. Company atau Perusahaan
2. Travel Agent/Biro Perjalanan
3. Airlines Agency/Perusahaan Penerbangan
4. Government/Pemerintahan
5. Airport Representative
6. Hotel Guest/Tamu Hotel
7. Car Rental Company/Perusahaan Penyewaan Mobil
8. Central Reservation System/Sistem Pemesanan Terpusat
9. Individual/Perseorangan
- Bagan Organisasi yang Terlibat:
a. Reservation
b. Front Office (FO) dan FO cashier:
c. Bellboy
d. Roomboy
e. Housekeeping
f. Night Audit
g. Income Auditor
h. Account Receivable
i. General Cashier.
- Dokumen yang Digunakan:
a. Guest bill: digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari:
v Master bill
v Extra bill
b. Reservation Form
c. Registration Form
d. Registration Card
e. Room Count Sheet
f. Room Sales Recapitulation
g. Remittance of Fund
- Laporan yang Dihasilkan:
1. Room Sales Recapitulation
2. Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi laporan penjualan keseluruhan
- Prosedur Penjualan:
Penjualan Kamar:
Tamu FO Bellboy Night Audit Income Audit
Melakukan RSF Setelah tamu registrasi,
reservasi kunci kamar diserahkan, Cek ulang
RGF bellboy mengantar tamu
ke kamar
RGC Cek
GB Buat daily of sales (Masukkan ke rak,
posting tiap hari)
RCS
RSR
+
Uang
+
GB
ROF
PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN
- Kelompok Makanan dan Minuman
a. Makanan
- Makanan pembuka (Appetizers)
- Sup (Soup)
- Makanan utama (Main course)
- Makanan penutup (Dessets)
b. Minuman
- Minuman keras (Liquer)
- Beer
- Minuman ringan (Soft drink)
- Minuman hangat (Hot beverage)
- Bagian yang Terlibat
a. Waiter/Waitress
b. Food and Beverage (F&B) Cashier
c. Kitchen
d. Income Auditor
e. Night audit
f. FO cashier
- Dokumen yang Digunakan:
a. Menu List: daftar harga dan jenis makana serta minuman
b. Restaurant and Bar order: mencatat pesanan tamu
c. Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu
d. Restaurant and Bar summary of sales: mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift
e. Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu
- Laporan yang Dihasilkan:
a. Restaurant and Bar Summary of Sales
b. Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi laporan penjualan keseluruhan
Prosedur Penjualan:
Penjualan Makanan dan Minuman Tunai
Tamu Waiter/ress Kitchen F&B Cashier FO
Menu Menu
Order RBO RBO RBO
(Rangkap 3, (Siapkan pesanan)
arsip) RBB
(Rangkap 3,
RBB arsip) Titip pada FO
+ utk tiap shift
Uang Uang Esok dibawa
+ ke back office
RBSS
ROF
Penjualan Makanan dan Minuman Kredit
Tamu Waiter/ress Kitchen F&B Cashier FO
Menu Menu
Order RBO RBO RBO
(Rangkap 3, (Siapkan pesanan)
arsip) Posting
RBB ke GB
(Rangkap 3,
RBB arsip) Titip pada FO
(Ttd persetujuan ke + utk tiap shif
Charge bill) RBSS Esok dibawa
ke back office
ROF
PENERIMAAN KAS
Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan kas yang memadai maka akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu hotel.
Penjualan Kamar
Bagian Organisasi yang Terlibat:
a. Front Office (FO) dan FO cashier
b. Night Audit
c. Income Auditor
d. General Cashier.
Dokumen yang Digunakan:
a. Guest bill
b. Room Sales Recapitulation
c. Remittance of Fund
Prosedur :
FO Night Audit Income Audit General Cashier
GB
+
RSR
+
Uang
ROF
Cek Cek ulang & catat pada catat pada general cashier
summary, daily sales simpan uang&arsip bukti
Penjualan Makanan dan Minuman
Bagian Organisasi yang Terlibat :
a. F&B cashier
b. FO cashier
- Night Audit
- Income Auditor
- General Cashier
Dokumen yang Digunakan:
a. Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu
b. Restaurant and Bar summary of sales: mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift
c. Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu
Prosedur :
F&B FO Night Audit Income Audit General Cashier
RBB GB
+ +
SOS RSR
+ +
Uang Uang
ROF ROF
Cek Cek ulang & Catat pada general cashier
catat pada summary, simpan
daily of sales uang&arsip bukti
Pengumpulan Piutang
Bagian Organisasi yang Terlibat:
- Account Receivable: mencatat penjualan kredit, dan menyiapkan faktur tagihan serta melakukan penagihan
- Collector: melakukan penagihan atas piutang tamu berdasarkan faktur.
- General Cashier: menerima semua hasil penagihan piutang dan melakukan pengecekan kembali dan menyetor uang ke bank.
Dokumen yang Digunakan:
- Guest bill
- Reservation Form
- Agent Voucher
- DPP
- Invoice
- Cash Receipt
Prosedur
Account Receivable Head Department Collector General Cashier
VA
+
RF
+
GB Persetujuan Penagihan ke agen
Invoice Invoice Invoice Invoice Catat pada GCS
+ + + + info ke AR, lalu
DPP DPP DPP DPP arsip
+ + + +
CR CR CR CR
Penerimaan Uang Muka
Bagian Organisasi yang Terlibat:
a. Reservation
b. Front Office (FO) dan FO cashier:
c. Night Audit:
d. Income Auditor
e. General Cashier
Dokumen yang Digunakan:
a. Cash Receipt
b. Reservation Form
Prosedur :
Reservation Agen FO Cashier Night Income General Cashier
Audit Auditor
RF Reservasi
RF RF RF
+ +
Uang Uang Cek Cek ulang Catat pada GCS
&informasikan
CR account receivable,
lalu arsip
ROF
BIAYA
PENGERTIAN BIAYA
Biaya adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam rangka memperoleh penghasilan (revenue) dan akan dipakai sebagai pengurang penghasilan.
DOKUMEN-DOKUMEN
1. PURCHASE REQUISITION (PR)
Purchase Requisition adalah formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar minimum stock barang.
Purchase Requisition pada umumnya dibuat rangkap 3 yang kemudian didistribusikan kepada:
a. Asli dikirim ke seksi cost control
b. Copy Pertama dikirim ke seksi pembelian/purchasing
c. Copy Kedua sebagai arsip untuk gudang(storeroom)/departemen outlet
Contoh pembuatan Purchase Requisition:
Pada tanggal 14 Mei 2006 berdasarkan stock minimum barang petugas gudang meminta kepada seksi pembelian barang supaya dibelikan barang-barang yaitu:
30 pack Maizena 400 gram 18 btl Apricot Brandy
60 kg Coffee Bali 250 gram 15 btl Borzoi Vodka
24 can Custard Powder 100 gram 36 btl Bir Bintang Large
36 can Baking Powder 50 gram 36 box Paper Napkin
Hotel :
Alamat :
PURCHASE REQUISITION
To : Purchasing Department No : 001
From : Storeroom Department Date : 14 Mei 2006
Please order the following items
To be delivered by:………………..
No | Unit | Items | Qty Reqst | Stock On hand | Average Consum | To date Consum | Unit Price | Remarks |
1 2 3 4 5 6 7 8 | Pack Kg Can Can Btl Btl Btl Box | Maizena 400 gram Coffee Bali 250 gram Custard Powder 100 gram Baking Powder 50 gram Apricot Brandy Borzoi Vodka Bir Bintang Large Paper Napkin | 30 60 24 36 18 15 36 36 | 10 20 8 12 6 5 12 26 | 30 60 24 36 18 15 36 36 | 25 30 10 15 10 7 12 30 | | |
Requested by Approved by
Head Department Store General Manager
2. PURCHASE ORDER (PO)
Purchase Order (PO) adalah formulir yang mencatat pemesanan barang-barang untuk kebutuhan operasional hotel.
Prosedur pemesanan barang melalui purchase order hendaknya disesuaikan dengan aturan yang berlaku misalnya:
d. Harus didukung dengan purchase requisition
e. Didukung dengan Analisa Pembanding Harga (Quatation Analysis Price)
Purchase Order (PO) dibuat rangkap 5 dan didistribusikan kepada:
a. Asli dikirim kepada supplier yang ditunjuk
b. Copy Pertama dikirim ke seksi cost control
c. Copy Kedua dikirim ke seksi storeroom department/gudang (informasi pembelian)
d. Copy Ketiga dikirim ke seksi account payable
e. Copy Keempat arsip purchasing department
Sebelum barang disimpan dalam gudang ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu penerimaan barang antara lain:
1. Menyocokkan barang-barang yang akan diterima dengan tanda bukti pemesanan barang (PO).
2. Memeriksa, menghitung, menimbang, dan menerima terutama yang berkaitan dengan jumlah, mutu, berat, ukurannya serta spesifikasinya.
Contoh pembuatan purchase order:
Hotel : ……………………
Alamat : ……………………
PURCHASE ORDER
Kepada Yth : UD Pelangi No : 001
Tanggal : 14 Mei 2006
Sesuai dengan penawaran harga tuan, harap barang-barang tercantum dibawah ini dikirim kebagian penerimaan kami:
Tanggal tiba : 18 Mei 2006
No | Banyak | Satuan | Jenis Barang | Harga Satuan | Harga Total |
1 2 3 4 5 6 7 8 | Pack Kg Can Can Btl Btl Btl Box | Maizena 400 gram Coffee Bali 250 gram Custard Powder 100 gram Baking Powder 50 gram Apricot Brandy Borzoi Vodka Bir Bintang Large Paper Napkin | 30 60 24 36 18 15 36 36 | 5.500 5.000 2.500 3.000 105.000 115.000 10.000 27.500 | 165.000 300.000 60.000 108.000 1.890.000 1.725.000 360.000 990.000 |
Total 5.598.000
§ PO ini dianggap batal jika paling lambat tanggal 25 Mei 2006 belum tiba di gudang.
§ Barang supaya dikirim ke bagian penerimaan (receiving) disertai nota pembelian rangkap 2(dua).
§ Kami akan mengembalikan duplikat nota tersebut setelah barang diterima.
§ Barang akan kami kembalikan apabila ternyata tidak sesuai dengan pesanan kami, dan hotel bertanggung jawab kalau barang sudah tiba di gudang kami dalam keadaan baik.
§ Pembayaran akan dilakukan, setelah barang diterima berdasarkan tanda penerimaan kami dan nota tuan/nyoya atau surat penagihan tuan/nyonya yang kami terima.
§ Harap dicantumkan no order kami pada nota tuan/nyonya.
§ PO ini dianggap sah apabila telah ditandatangani oleh pejabat hotel yang berwenang.
Purchasing Manager Cost Control General Manager
3. MEMORANDUM INVOICE (MI)
Memorandum Invoice (MI) adalah pencatatan pembelian barang-barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang-barang tersebut sudah diterima dengan baik.
Seksi penerima barang mempunyai tugas untuk membuat tanda bukti barang masuk berupa Memorandum Invoice sesuai nota pembelian/faktur, setiap satu nota/faktur dibuatkan satu Memorandum Invoice.
Memorandum Invoice baru dikatakan berlaku syah apabila sudah ditandatangani oleh departemen yang diberi wewenang untuk membubuhi tanda tangan seperti:
1. Quantity and Quality Approved
2. Price approved
3. Received
Setelah MI ditandatangani selanjutnya didistribusikan ke seksi:
1. Asli dikirim ke seksi cost control
2. Copy Pertama dikirim ke seksi storeroom department/gudang
3. Copy Kedua dikirim ke seksi pembelian barang/purchasing (arsip)
4. Copy Ketiga dikirim ke seksi hutang/account payable
5. Copy Keempat diberikan kepada supplier
Contoh pembuatan Memorandum Invoice:
Hotel:
Alamat:
Memorandum Invoice Food
No :001
Date :18 Mei 2006
Delivered by: UD Pelangi
Stock No | Unit | Qty | Description | Unit Price | Total | Remarks |
A1 2 3 4 | Pack Kg Can Can | 30 60 24 36 | Maizena 400 gr Coffee Bali 250gr Custard Powder 100gr Baking Powder 50gr | 5.500 5.000 2.500 3.000 | 165.000 300.000 60.000 108.000 | |
Total | 633.000 | |
Quantity&Quality Control Price Approved Received
(……………………..) (………………………..) (………………..)
Hotel:
Alamat:
Memorandum Invoice Beverage
No :002
Date :18 Mei 2006
Delivered by: UD Pelangi
Stock No | Unit | Qty | Description | Unit Price | Total | Remarks |
B1 2 3 | Btl Btl Btl | 18 15 36 | Apricot Brandy Borzoi Vodka Bir Bintang large | 105.000 115.000 10.000 | 1.890.000 1.725.000 360.000 | |
Total | 3.975.000 | |
Quantity&Quality Control Price Approved Received
(………………………) (………………………..) (………………..)
Hotel:
Alamat:
Memorandum Invoice Material Supplies
No :003
Date :18 Mei 2006
Delivered by: UD Pelangi
Stock No | Unit | Qty | Description | Unit Price | Total | Remarks |
C1 | Box | 36 | Paper Napkin | 27.500 | 990.000 | |
Total | 990.000 | |
Quantity&Quality Control Price Approved Received
(………………………) (………………………..) (……………….)
4. DAILY RECEIVING REPORT (DRR)
Daily Receiving Report (DRR) adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel.
Daily Receiving Report dapat dikalsifikasikan menjadi tiga golongan sesuai dengan kelompok barang seperti:
1. Daily Receiving Report untuk Food
2. Daily Receiving Report untuk Beverage
3. Daily Receiving Report untuk Material
Tujuan membuat Daily Receiving Report antara lain:
- Untuk mengetahui setiap saat jumlah barang yang diterima
- Sebagai alat kontrol apakah barang yang diterima sesuai dengan Purchase Order (PO)
- Untuk memudahkan bagian cost control dalam pembebanan biaya sesuai dengan chart of account
- Untuk memudahkan pencatatan kedalam kartu barang (Bincard/Cardex)
Contoh pembuatan Daily Receiving Report:
Hotel :
Alamat :
Daily Receiving Report Food
No :001
Date : 18 Mei 2006
Inv No | Oty | Unit | Items | Unit Price | Total | Rem | Fruit&Vegt | Meat | Dairy Product |
001 | 30 60 24 36 | Pac Kg Can Can | UD Pelangi Maizena Coffee Bali Cust Powder Baking Powder | 5500 5000 2500 3000 | 165.000 300.000 60.000 108.000 | | | | |
Total: 633.000 |
Prepared by Received by Checked by
(Receiving) (Store Keeper) (Cost Control)
Hotel :
Alamat :
Daily Receiving Report Beverage
No :002
Date : 18 Mei 2006
Inv No | Oty | Unit | Items | Unit Price | Total | Rem | Liquer | Beer | Soft drink |
002 | 18 15 36 | Btl Btl Btl | UD Pelangi Apricot Brandy Borzoi Vodka Bir Bintang Large | 105.000 115.000 10.000 | 1.890.000 1.725.000 360.000 | | | | |
Total: 3.975.000 |
Prepared by Received by Checked by
(Receiving) (Store Keeper) (Cost Control)
Hotel :
Alamat :
Daily Receiving Report Material Supplies
No :003
Date : 18 Mei 2006
Inv No | Oty | Unit | Items | Unit Price | Total | Rem | Inventory | Other |
003 | 36 | Box | UD Pelangi Paper Napkin | 27.500 | 990.000 | | | |
Total 990.000 |
Prepared by Received by Checked by
(Receiving) (Store Keeper) (Cost Control)
5. BINCARD
Bincard adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar, serta sisa barang.
Dengan adanya metode bincard sangat membantu petugas gudang untuk mengetahui kondisi barang serta memudahkan didalam pengadaan pemesanan barang-barang yang sudah mendekati minimum stock.
Contoh Pembuatan Bincard:
Stock No A1 Bin No: 100-1
Description Maizena 400gr
Max : 40 Min :10 Unit: Pack
Date | Reference | In | Out | Balance |
31 Aprl 2006 18 Mei 2006 | Inventory DRR 001 | - 30 | - - | 10 40 |
6. CARDEX
Cardex adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang
Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh petugas cost control dalam hal mengetahui:
- Jumlah nilai barang yang tersisa digudang
- Tingkat turn over
- Harga alokasi per unit barang
- Jumlah barang yang dikonsumsi untuk kebutuhan operasional hotel
- Mengetahui barang yang jarang dipakai
- Jumlah barang masuk dan keluar
Contoh Pembuatan Cardex:
Date | Reference | Unit Cost | In | Out | Balance |
31 Aprl 2006 18 Mei 2006 | Inventory DRR 001 | 5.500 | - 30 | - - | 10 40 |
Item: Maizena 400gr Stock No: A1 Unit: Pack
7. STOREROOM REQUISITION (SR)
Storeroom Requisition adalah tanda bukti permintaan barang digudang. Storeroom Requisition dapat dibedakan menjadi 3 antara lain:
- Storeroom Requisition Food
- Storeroom Requisition Beverage
- Storeroom Requisition Material and Supplies
Storeroom Requisition dibuat oleh masing-masing departemen dan diterima oleh bagian gudang untuk menyiapkan barang. Didistribusikan kepada:
- Asli dikirim ke cost control untuk diposting kedalam cardex
- Copy pertama ke gudang sebagai arsip
- Copy kedua dikirim ke bagian yang menggunakan barang tersebut
PEMBELIAN PERSEDIAAN
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang lain, dimana barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan/hotel. Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan hotel, antara lain:
1. Menjaga kontinuitas usaha
2. Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk
3. Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan
4. Membuat perencanaan pembelian yang optimal
5. Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
6. Mencegah slow moving item
Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya bagi ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
1. Temperatur ruangan
2. Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang
3. Metode penyimpanan barang
4. Sistem ventilasi
Bagian Yang Terlibat
1. Departemen yang membutuhkan
2. Gudang (Storeroom)
3. Pembelian (Purchasing)
4. Penerimaan (Receiving)
5. Cost Control
6. Hutang (Account Payable)
Dokumen Yang Digunakan
- Purchase Requisition (PR)
- Purchase Order (PO)
- Memorandum Invoice (MI)
- Daily Receiving Report (DRR)
- Quatation Analysis Price (QAP)
- Bincard
- Cardex
Laporan Yang Dihasilkan
Daily Receiving Report (DRR) yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang (receiving), dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.
PENGGUNAAN PERSEDIAAN
Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode (akhir bulan) cost control akan melakukan inventarisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada departemen operasi biasanya dilakukan malam hari saat kegiatan hotel berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang.
Bagian Yang Terlibat
- Departemen yang membutuhkan
- Gudang (Storeroom)
- Cost Control
Dokumen Yang Digunakan
- Storeroom Requisition (SR)
- Bincard
- Cardex
Laporan Yang Dihasilkan
- General food/beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman
- Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada cardex/bincard
- Cost reconcialiation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman, yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost
- Daily food costt, merupakan laporan yang menunjukkan kondisi penjualan (perbandingan antara total cost dengan total sales) yang biasanya dinyatakan dengan persentase
PENGELUARAN KAS
Dalam usaha perhotelan terdapat beberapa pemegang kas (kasir), seperti kasir untuk masing-masing outlet (kasir FO, Restoran&Bar, dll) sehingga untuk memperlancar kegiatan operasional dibentuk kas kecil. Kasir yang ada dikantor belakang (back office) yang biasanya disebut General Cashier juga diberikan kas kecil dalam suatu jumlah tertentu yang bisa digunakan untuk melakukan pembayaran yang sifatnya mendesak, dimana jumlah yang diperkenankan dibayar secara tunai ditetapkan berdasarkan kebijakan manajemen. Setiap pengeluaran dana yang dilakukan oleh general cashier harus mendapat persetujuan terlebih dahulu, minimal oleh head department.
Pembayaran Gaji
Bagian Yang Terlibat
- Personalia
- Accounting Head Department
- General Manager
- General Cashier
Dokumen Yang Digunakan
- Daftar Gaji
- Slip Gaji
- Bank/Cash Disbursment Voucher
Laporan Yang Dihasilkan
General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan oleh general cashier
Pembayaran Hutang
Bagian Yang Terlibat
1. Account Payable/Hutang
2. Accounting Head Department
3. General Manager
4. General Cashier
Dokumen Yang Digunakan
- Voucher Payable
- Faktur
- Memorandum Invoice
- Bank/Cash Disbursment Voucher
Laporan Yang Dihasilkan
General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan oleh general cashier
Pembelian Tunai
Bagian Yang Terlibat
- Departemen yang memerlukan
- Purchasing/Pembelian
- Accounting Head Department
- Cost Control
- General Manager
- General Cashier
Dokumen Yang Digunakan
- Purchase Requisition
- Bank/Cash Disbursment Voucher
Laporan Yang Dihasilkan
General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan oleh general cashier.
Halo, orang, tercinta
BalasHapusam Mary Smith menulis surat ini karena saya benar-benar bersyukur atas apa yang Nyonya Clara Morgan lakukan untuk saya dan keluarga saya ketika saya pikir tidak ada harapan dia datang dan membuat keluarga saya merasa hidup dengan memimpin kita pinjaman dengan suku bunga rendah saya tidak pernah berpikir bahwa ada pemberi pinjaman kredit masih asli di sana, tapi saya terkejut saya mendapat pinjaman saya tanpa membuang banyak waktu, jadi jika Anda berada di luar sana untuk mencari pinjaman dari jumlah yang saya ingin Anda untuk email VIA (clara_morgan@outlook.com) saya berharap Anda semua keberhasilan
terima kasih
Mrs Mary Smith
Thanks ya, infonya bagus dan sangat bermanfaat.
BalasHapusNice Info Mba, salam kenal ^^
BalasHapusACCOUNTING FOR HOTEL SUDAH SESUAI DENGAN PROCEDURE DAN JOB DISC NYA THANKS A LOT
BalasHapus